L’avvento e la diffusione della fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione, presto estesa anche tra i privati, ha reso necessario lo sviluppo di un efficiente sistema di Gestione Documentale. La crescente tendenza alla dematerializzazione dei documenti, unita a un impianto DMS collaudato ed attivo, consente di manipolare in maniera semplice, veloce e precisa tutti i documenti emessi e ricevuti in formato digitale. La dematerializzazione del documento cartaceo si inserisce in un ampio progetto di semplificazione che non può prescindere da un punto di massima fondamentale: il documento deve essere facilmente reperibile.
I documenti emessi secondo il nuovo Sistema di Interscambio sono destinati a seguire un iter ben preciso. Emissione, trasmissione e conservazione sono i termini che individuano i capisaldi della gestione del documento elettronico. I passaggi devono essere, dunque, semplici e intuitivi. Allo stesso modo, l’operatore deve essere in grado di inserire i documenti in un processo di workflow e renderli fruibili all’intera comunità, in modo da rendere semplice qualsiasi funzione.
I sistemi di Gestione Documentale sono in grado di amministrare qualsiasi genere di documento informatico. Dall’archiviazione alla spedizione su carta, via mail o PEC, passando per la conservazione sostitutiva del supporto cartaceo, fino all’inserimento nel corretto ciclo di workflow e la firma elettronica –che sia digitale o grafometrica – con esposizione in rete e fascicolazione. L’operatore deve essere in grado, in pochissimo tempo, di creare e amministrare i propri processi di gestione documentale. Gli archivi cartacei vanno così, via via, a scomparire, per essere sostituiti da quelli digitali.
I più efficienti software di Gestione Documentale sono implementati per creare in semplicità un vero e proprio archivio digitale. Dall’emissione all’archiviazione, secondo la normativa vigente in materia di conservazione sostitutiva, fino al mantenimento della validità legale e fiscale nel tempo.
A seguito dell’obbligo di fatturazione elettronica per la Pubblica Amministrazione, sono molteplici le aziende che si sono messe in moto per sviluppare dei software di Gestione Documentale semplici e intuitivi. Ogni società abilitata alla fatturazione elettronica necessita di un diverso sistema di gestione, per cui è consigliabile scegliere il sistema che meglio risponde alle proprie esigenze aziendali.
